Gizlilik ve Güvenlik Prosedürü

  1. AMAÇ:

GESA Belgelendirme bünyesinde başvurusu alınmış tüm kişilerin bilgilerinin, soru ve materyallerinin gizliliğini, bu bilgilerin muhafaza edilmesi ile güvenliğinin sağlanması faaliyetlerini açıklamaktır.

  • KAPSAM:

GESA Belgelendirme de aday, aday adayları, belgelendirilmiş personelin bilgileri ve bu bilgiler ile sınav soruları, sınav sonuçlarını kapsar.

  • SORUMLULAR:

GESA Belgelendirme de direk veya dolaylı, kadrolu veya sözleşmeli olarak çalışan tüm personel ile komisyon üyelerini kapsar.

  • TANIMLAR ve KISALTMALAR:

Yetkili Kuruluş: Firmamız ile arasında gizlilik beyanı olan, bu beyanın yazılı ve yasal araçlar ile belirlendiği, firmamızın inceleme hakkına sahip kamu ya da özel kuruşlar ile yargı organları

  • UYGULAMA:
    • Gizlilik
      • Başvuru Talebinde Bulunmuş Kişilerin Bilgilerinin Gizliliği

Belgelendirme kuruluşuna başvuru talebinde bulunan kişilerin bilgileri, 3.kişi veya kuruluşlar ile paylaşılamaz. TÜRKAK ve MYK’nın talebi doğrultusunda bu durum geçerli değildir.

Hiçbir personel çalıştığı süre boyunca ve sonrasında da başvurusu alınmış kişilerin bilgilerini, sözlü ya da yazılı olarak açıklayamayacaklarına dair yasal beyanlarını, imzaladıkları SÖ.03 Tarafsız Hizmet ve Gizlilik Sözleşmesi ile taahhüt ederler. Tüzel kişilikler ise imzaladıkları sözleşmeler ile bu beyanı taahhüt ederler.

  • Sınav Soruları ve Diğer Sınav İçeriklerinin Gizliliği

GESA Belgelendirmede çalışan tüm personele, belgelendirme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi boyunca elde edilen veya oluşturulan tüm bilgileri gizlilik ilkesine bağlı olarak yürüteceğine ilişkin SÖ.03 Tarafsız Hizmet ve Gizlilik Sözleşmesi imzalatılır. Tüzel kişilikler ise imzaladıkları sözleşmeler ile bu beyanı taahhüt ederler.

  • Gizliliğin Bozulabileceği Hususlar

Başvuru sahibi, aday ya da belgelendirilmiş kişinin bilgilerinin yasal zorunluluk gereğince paylaşılması gerektiği durumlarda kişinin kendisine bilgi verilerek istenen bilgiler paylaşılır.

  • Güvenlik

Firmamızda yukarıdaki gizlilik esaslarını sağlamak adına güvenli ortamlar oluşturulmuştur.

  • Sınav Soruları ve Diğer Sınav İçeriklerinin Güvenliği

Firmamızda tüm sınav soruları ve diğer sınav içerikleri, güvenliği sağlanmış sunucuda dış erişime kapalı olarak saklanır. Sınav soruları, soru kitapçıkları, şifreli harici bellek içerisinde Müdür tarafından gizliliği ve güvenliği sağlanmış bir şekilde korunmaktadır. Çıktı alınan sınav soruları, soru kitapçıkları ve diğer sınav içerikleri ise kilitli arşiv odasında muhafaza edilir. Tüm bilgisayarların güvenlik şifreleri mevcuttur. Şifreler ve dolap anahtarları Kalite Yönetim Temsilcisi ve Müdür’de bulunur.

Kuruluşun ihmalinden kaynaklanan herhangi bir sebep ile sınav sorularının veya senaryoların 3.şahısların eline geçmesi durumunda gizlilik ve güvenlik ilkesi çiğnendiğinden ilgili soru ve senaryolar soru bankasından çıkartılır.  Konuyla ilgili sorumluluğu ve ihmali olan personelin savunması(yazılı bilgi notu) alınır. Gerektiği takdirde iş sözleşmesi fesih edilir ve sözleşme gereği yaptırım uygulanır.

  • Belgelendirme Kayıtlarının Güvenilirliği

Belgelendirme hizmeti başvurusu alınmış tüm kişiler de dâhil firmamızda özlük dosyaları oluşturulur. Bu dosyalar firma için planlanmış arşivde saklanır. Arşiv alanı dosyaların korunması ve muhafazası için gerekli şartları taşır. Kalite Yönetim Temsilcisive yetkilendirilmiş personel dışında kimse giremez.

  • Belgelendirme Kayıtlarının Yedeklenmesi

Soruların dışındaki elektronik veriler Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre yedeklenir.