Başvuru Süreci
- AMAÇ:
Talep edilen belgelendirme ile ilgili başvuru şartlarının belirlenmesi, buna göre başvuruların tarafsız ve adil bir şekilde alınması, değerlendirilmesi, değerlendirme sonuçlarının başvuru sahibine bildirilmesini ve GESA BELGELENDİRME portala işlenmesi amaç edinmektedir.
- KAPSAM:
GESA Belgelendirme’ye Personel belgelendirme kapsamında yapılan tüm başvuru sahiplerinin (bireysel veya tek nokta peşin/teminat) taleplerini kapsar.
- SORUMLULAR:
İdari ve Mali İşler Sorumlusu:
- Belgelendirilmek üzere başvuru sahiplerinin başvurularını almak ve dekontlarını muhasebeden kontrolünü sağlamak,
- Başvuruları ve belge kullanım sözleşmesini Müdür’e onaylatmak,
- Müdür tarafından tespit edilen herhangi bir eksiklik veya hata olması durumunda başvuru sahibi ile iletişime geçerek eksiklikleri tamamlatmak,
- Başvurusu kabul edilen adayların bilgilerini GESA Belgelendirme’nin portala işlemek,
Müdür:
- Başvuruları ve belge kullanım sözleşmesini onaylamak,
- TANIMLAR ve KISALTMALAR:
Başvuru sahibi: Bir belgelendirme programına, belgelendirilmek için başvuru yapan kişidir.
Aday: Belgelendirme başvurusu kabul edilmiş kişidir.
- UYGULAMA:
GESA Belgelendirme yetkilendirme kapsamındaki tüm faaliyetlerini başvuru esnasında beyan ettiği adres veya adreslerde gerçekleştirir. Başvuru esnasında Ulusal Yeterliliklerde açıkça belirtilmediği sürece hiçbir şekilde eğitim şartı aranmaz. Adaylar tarafından alınmış olan hiçbir eğitim; değerlendirme ve başarım sürecini etkileyecek faaliyet olarak gösterilemez. Tüm başvurularda başvuru sahiplerinin bilgilerinin gizliliğini garanti altına almak için FR.02 Kişisel Verilerin Korunumu Kanunu Beyan Formu İmzalatılır. Sınav ve belgelendirme sürecine katılmak isteyen kişilerin başvuru formlarını eksiksiz doldurması esastır. Okuma yazması olmayan veya form doldurmaya engel geçerli bir durumu olan kişiler için, GESA Belgelendirme personeli tarafından başvuru formu doldurulur ancak Islak imza veya onay başvuru sahibi tarafından atılmalıdır.
- Bireysel Başvurular
- Başvuru yapmak isteyen kişiler, GESA Belgelendirme Merkez Ofisi’ne gelerek ya da www.gesabelgelendirme.com adresindeki başvuru kısmını doldurarak başvuruda bulunabilirler. “FR.01 Başvuru Formu” ve “SÖ.01 Belge Kullanım Sözleşmesi” web sitesi üzerinden yayınlanmış ve başvuru sahiplerinin bilgisine sunulmuştur. İnternet üzerinden yapılan işlemlerde en fazla bir hafta içerisinde ıslak imzalı evrak GESA belgelendirme ofisine kargo yapılmalıdır.
İdari ve Mali İşler Sorumlusu, ofise gelerek başvuru yapan adaylara teşvik hakları, performans sınav ölçme değerlendirme kriterleri (BY, BÖ vb.), kritik adımlar, kapsam genişletme, birim birleştirme, sınav kuralları, belge geçerlilik süresi, gözetim süreçleri, belge yenileme konularında bilgilendirme yapar. Başvuruların alınmasından İdari ve Mali İşler Birimi sorumludur. Alınan başvurular başvuru formu ile Müdür tarafından gözden geçirilir.
Başvuruda; İstenilen belgenin kapsamı, Belgelendirme türü, Başvuru sahibinin belgelendirme şartlarına uymayı kabul ettiğine ve değerlendirme için gerekecek her türlü bilgiyi sağlayacağına ilişkin beyan, Başvuru sahibi hakkında tanınmasını ve ulaşılmasını sağlayacak genel bilgiler bulunur. Ayrıca adayın kendisinden alınan IBAN numarası kendi adına olmak zorundadır. Bir IBAN numarası iki aday için sisteme kayıt edilemez.
Başvuru değerlendirilirken iki durum söz konusudur; Başvuru kabul edilir, Başvuru gözden geçirilirken başvuru sahibinin bilgileri incelenir, FR.01 Başvuru Formunun altında bulunan değerlendirme formuna işlenerek onaylanır ve aday statüsü kazanması sağlanır.
Başvuru sahibinin şartları sağlamadığı tespit edilir, FR.01 Başvuru Formunun altında bulunan değerlendirme bölümüne işlenerek başvuru reddedilir.
Başvuru değerlendirilirken kişinin varsa, MYK Ulusal yeterliliklerde belirtilen ön yeterliliklere sahip olup olmadığı kontrol edilecektir. Başvuru sahibi öncesinde yapmış olduğu Ulusal Yeterliliklere ait sınav faaliyetlerini GESA Belgelendirmeye beyan etmekle sorumludur. Ulusal yeterliliğin talep ettiği koşullar dışında başvurunun alınması sırasında başkaca bir eğitim, öğretim, mensubiyet veya aidiyet bilgisi istenemez. Başvuru sahibine web adresinde ilan edilen fiyatlar hakkında bilgi verilir. Kendisine başkaca bir mali yükümlülük getirilmeyeceği bildirilir. Ek maliyet gerektiren durumlarda adaya gerekli bilgiler verilir ve ek ödemeler başvuru aşamasında yapılır. Ek maliyet gerektiren ve yöntemler aşağıda tanımlanmıştır:
- Başvuru sahibi okuma-yazma talebinde bulunuyorsa ve ulusal yeterlilikte ayrıca belirtilmemesi ya da kritik başarım ölçütleri okuma yazma gerektirmemesi halinde adayın sınavının gruptan ayrı sözlü olarak sürdürülecek şekilde okutman desteği ile gerçekleştirilebileceği için başvurusu onaylanır. Bu tarz durumlarda GESA belgelendirme personeli kullanılır ve ek ücret talep edilmez. Dışarıdan destek alınması gerekirse alınacak hizmet bedeli başvuru sahibine yansıtılır. Başvuru sahibi tarafından kabul edilmemesi halinde Müdür onayı ile başvuru reddedilir.
- Farklı bir dile veya işitme engeline sahip adayların başvurusunun kabul edilebilmesi için adayın yeminli tercüman ücretini ve çeviri masraflarını karşılaması gerekir. Bu bilgi kendisine başvuru aşamasında verilir. Başvuru sahibi tarafından kabul edilmemesi halinde Müdür onayı ile başvuru reddedilir.
Başvuru sahibinin, başvuru sırasında sınavın yapılmasına engel teşkil edecek herhangi bir özel durumu ve/veya fiziksel engelinin tespiti veya beyanı halinde, başvuru onayı için Müdür Karar Verici’ye danışır. Kararın verilememesi durumunda, başvuru sahibine işyeri hekiminden başvuru yapmış olduğu mesleği yapabileceğine dair rapor alınması istenir. Aksi takdirde sınava başvuruları kabul edilmez.
Belirlenen standartlara uygun kişiler ADAY olarak değerlendirilir ve FR.31 Personel Belgelendirme ve Adaylık Formu onaylanır. Sınav Başvuru Bedelini yatırdığına dair banka dekontu ve ehliyet, pasaport veya kimlik fotokopisi başvuru imzalanması esnasında alınır. Başvuru formunun son sayfasına ‘Okudum ve Anladım.’ İbaresi kendi el yazısı ile yazdırılarak imzalatılır. Eğer başvuru sahibi okuma yazma bilmiyorsa başvuruyu alan personel “biri bana okudu anladım” yazarak adaya imza bölümüne parmak bastıracaktır (Okuma yazma bilmeyen ancak sürekli kullanmış olduğu imzası varsa, bu durumda başvuruyu alan personel tarafından kabul edilerek imza attırılabilir).
FR.01 Başvuru Formunun da GESA Belgelendirmenin gerek kurumsal gerekse personel bazında Gizlilik ve Tarafsızlık Beyanlarının olduğu, Aday’ın da bu imza ile aynı taahhüdün altına girdiği; temel sınav kurallarına riayet etmesi gerekliliği, sınav ve değerlendirme süreçlerine itiraz hakkının bulunduğu, diğer hukuksal hakları ve varsa tavsiye edilenler konusunda bilgilendirildiği hususları yer alacaktır. Varsa Sınav ve Başarım sürecini etkileyecek engel ya da özel durumu formun üzerine ayrıca kaydedilecektir. Formda adayın gireceği UY; adı, kodu, Seviyesi, teorik ve performans sınav birimleri de yer alacaktır.
Başvuru sahibi isterse “SÖ.01 Belge Kullanım Sözleşmesi”’ni ve “FR.01 Başvuru Formu” başvuru sırasında imzalayabilir isterse sınav öncesi GESA BELGELENDİRME personeli tarafından kendisine imzalatılabilir. Belge kullanım sözleşmesinin bir nüshası adayın belgesi ile gönderilir/teslim edilir. Başvurusu kabul edilen adayın başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde sınavının gerçekleştirilmesini sağlanır. 60 gün içinde adayın sınavı gerçekleştirilemez ise adayın sınav ücretinin tamamı iade edilir. 60 gün içinde aday başvurusunu çekmek isterse %25 kesinti ile adaya ücreti iade edilir. İade işlemlerinde Müdüre bilgi verilerek iade süreci İdari Mali İşler Sorumlusu tarafından gerçekleştirilir.
- Tek Nokta Başvurularının Yapılması
3. kişi veya kuruluşlar toplu olarak çalışanlarının veya sektör çalışanlarının MYK tarafından belirlenen kurallar dâhilinde sınav ücretlerini GESA Belgelendirmeye toplu olarak ödeyebilirler. Tek Nokta Başvurusu ile yapılan sınavlarda başarılı olan adaylar için sınav ücreti iadeleri Bakanlar Kurulunun belirlemiş olduğu üst limit dâhilinde GESA Belgelendirme tarafından üçüncü kişi veya kuruluşa yapılır. Tek nokta başvurularının yapılabilmesi için asgari on (10) kişi olması gerekmektedir.
GESA Belgelendirme tarafından, EK-1(Tek Nokta Başvuru Formu)’de yer alan ve üçüncü kişi veya kuruluş tarafından imzalanmış form, bu formda bildirilen IBAN numarasına iade edilen sınav ücretine ilişkin ödeme dekontu, ödeme yapılan tarihten itibaren 72 saat sonra alınan ve bu tarih aralığını gösteren banka hesap ekstresi teşvik listeleri ile birlikte MYK Portalına İdari ve Mali İşler Sorumlusu tarafından yüklenir. MYK Portalına yüklenen imzalı form, ödeme dekontu, banka hesap ekstresi incelenerek Portal üzerinden ödeme onayı verilir. Bu evrakın asılları denetimlerde ve ihtiyaç halinde incelenmek üzere GESA Belgelendirme kayıtlarında PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedüründe belirtilen süreler kadar saklanır. MYK ödeme onayı verildikten sonra, teşvik kapsamındaki ücret iadelerini toplu olarak GESA Belgelendirme hesabına yapılır.
GESA Belgelendirme kendisine yapılan toplu başvurular için 60 gün içerisinde sınav programı düzenler ve PR.09 Sınav Prosedürüne uygun olarak gerçekleştirir. Sınav sonrasında başarısız olan adaylara 90 gün içerisinde ikinci bir sınav açılır. Açılacak olan sınav için başarısız olmuş tüm adaylara önceden bilgilendirme yapılır. Sınava girebilecek aday sayısı sınavdan başarısız olmuş aday sayısının %50 oranı altındaysa sınav iptal edilir ve sonrası için uygun bir sınav programı ayarlanır.
- Teminat Gösterilmesi Suretiyle Başvuru
4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 34 üncü maddesinde belirtilen değerler üçüncü kişi veya kuruluş tarafından tek nokta başvurusunda belirtilen sınav ücretine karşılık teminat olarak gösterilebilir. Teminat tutarı üçüncü kişi veya kuruluş tarafından karşılanacak toplam sınav ücreti tutarından düşük olamaz. Teminat gösterilmesi suretiyle başvuruda teşvikten yararlanmaya hak kazanan kişilere ilişkin olarak MYK’ye iletilen listelerde üçüncü kişi veya kuruluşa değil sınavı gerçekleştiren GESA Belgelendirmeye ait IBAN No bildirilir. MYK teşvik kapsamındaki ücret iadelerini bildirilen GESA Belgelendirme hesabına yapar. Sınav ücretlerinin üçüncü kişi veya kuruluş tarafından GESA Belgelendirmeye teminat olarak gösterilmiş olması durumunda sınavlarda başarılı olanların ücretlerinin GESA Belgelendirmeye ödenmesine ilişkin teminat veren üçüncü kişi veya kuruluş tarafından verilecek EK-2’de yer alan kısmi muvafakata istinaden MYK tarafından bu kişilerin sınav ücretleri GESA Belgelendirmeye ödenir. Bu durumda ödeme yapılan miktar kadar teminat iade edilir. Tüm sınav haklarını kullanmış ancak başarılı olamamış kişilerin sınav ücretleri ile başarılı olmuş kişilerin MYK tarafından Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenen ödenebilecek limitlerin üzerindeki miktarlarına ilişkin tutarlar üçüncü kişi veya kuruluş tarafından GESA Belgelendirmeye ödenir. Teminat GESA Belgelendirme tarafından üçüncü kişi veya kuruluşa iade edildiğinde durum kuruluş tarafından EK-3’de yer alan muvafakatname ile imza altına alınır. Muvafakatname GESA Belgelendirme tarafından MYK Portalına İdari ve Mali İşler Sorumlusu tarafından bildirilir. Teminatın alınması ve iadesine ilişkin kanıtlar PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedüründe belirtilen süreler kadar saklanır.
Üçüncü kişi veya kuruluş tarafından EK-1 Formu ile beyan edilmiş kişilerin, ayrıca FR.01 Başvuru Formunu bireysel olarak imzalaması gerekmektedir. Tek Nokta Başvurusu yapıldıktan sonraki süreç- sınav programının yapılması işlemleri PR.09 Sınav Prosedüründe belirtildiği şekilde gerçekleştirilir.
- Toplu ve Bireysel Sınav Başvurularında Alınacak ek Tedbirler
Tüm sınavlar için başvurularda online başvuru yapılması önem arz etmektedir. Bireysel sınav başvurularında ofise gelen adaylar sosyal mesafe kurallarına dikkat ederek ofise girmeden önce ateş ölçümü yapılır ve kendilerinde herhangi bir hastalık belirtisi olup olmadığının sözlü beyanı alınır. Ellerini dezenfekte ederek başvuru birimine girişi sağlanır. Kendisinden istenen sınav başvuru evrakları haricinde FR.31 Personel Belgelendirme ve Adaylık Formu ekinde bulunan ve sınav öncesinde adayın yaşayacağı sağlık durumlarını bildireceğine yönelik imzalı beyanda alınarak başvuru işlemi tamamlanır.
Toplu başvurularda sözleşme gereğince başvuru sahiplerinin sınav alanında ki tüm hijyen ve sosyal mesafe kurallarına uygunluk şartları yerine getirilmelidir. Harici durumlarda GESA Belgelendirme sınav öncesinde görevli personeller tarafından gerekli hijyen ve sosyal mesafe şartları yerine getirilecektir. Sınavdan önce adayların sağlık durumlarındaki değişiklikler 3. Kişi/kurum veya kuruluş tarafından bildirilecektir.
Başvuru değerlendirilirken iki durum söz konusudur.
1. Başvuru kabul edilir, Başvuruyu gözden geçiren personel tarafından başvuru sahibinin bilgileri incelenir, Personel Belgelendirme ve Adaylık Sözleşmesinin altında bulunan değerlendirme formu işlenerek onaylanır ve aday statüsü kazanması sağlanır.
2. Başvuru sahibinin şartları sağlamadığı tespit edilir, Personel Belgelendirme ve Adaylık Sözleşmesinin altında bulunan değerlendirme formuna işlenerek başvuru reddedilir ve başvuru sahibine gerekçeleri Müdür onayı ile yazılı olarak bildirilir.
Online başvuru yapan kişiler, kendilerine bildirilen sınav tarihinden minimum 2 iş günü önce Personel Belgelendirme ve Adaylık Sözleşmesini imzalamak için GESA BELGELENDİRME Merkez Ofisine aşağıda belirtilen belgelerle birlikte gelmelidir.
Gerekli Belgeler
► Geçerli Kimlik Fotokopisi,ehliyet yada pasaport(Arkalı önlü)
► Sınav ücretinin yatırıldığına dair banka dekontu
► Yüksekte çalışabilir sağlık raporu(Yalnızca iskele Kurulum Elemanı için)
Belirlenen standartlara uygun kişiler ADAY olarak değerlendirilir ve Personel Belgelendirme ve Adaylık Formunu iki nüsha olarak imzalanır.